1. Kto jest kim

FieldSpine to system dla wykonawców budów (w tym farm fotowoltaicznych): aplikacja mobilna dla zespołu budowy, panel dla biura i asystentka głosowa Marta. Aplikacja jest przeznaczona wyłącznie dla osób, którym firma-klient wydała kod aktywacji. Nie jest przeznaczona dla osób poniżej 18 lat i nie zawiera reklam.

Administratorem danych osobowych pracowników i współpracowników jest ich pracodawca lub zleceniodawca, czyli organizacja-klient, która wydała Ci kod aktywacji. FieldSpine przetwarza te dane w jej imieniu i na jej polecenie, jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO). Szczegółowe informacje o administratorze (dane, kontakt do osoby odpowiedzialnej za dane) przekazuje Ci Twój pracodawca.

Dostawcą aplikacji FieldSpine i podmiotem odpowiedzialnym za kontakt w sprawach prywatności jest: Karol Klonowski Web Consulting, ul. Jagodowa 19, 55-010 Wrocław, NIP PL8831858675, karol@fieldspine.com. Po rejestracji spółki FieldSpine te dane zostaną zastąpione danymi spółki.

2. Jakie dane przetwarzamy i po co

Aplikacja pobiera położenie jednorazowo, w wymienionych wyżej chwilach (gdy zgoda nie została dana, nie pyta przy każdej czynności — zapisuje tylko, że lokalizacji brak). Gdy pracodawca włączy automatyczne sprawdzanie lokalizacji, w trakcie pracy (od „Zaczynam pracę” do „Kończę pracę”) telefon zapisuje pozycję co ustalony czas. W trakcie pracy kierownictwo może też poprosić o jednorazowe sprawdzenie lokalizacji — telefon odpowiada także wtedy, gdy aplikacja jest zamknięta lub nieużywana (lokalizacja w tle, tylko w trakcie pracy). O zapisie lokalizacji pracodawca informuje pracownika w umowie. Punkty lokalizacji przechowujemy tak długo, jak dane czasu pracy, chyba że pracodawca ustali krótszy okres. Wynik „poza budową” lub „niepewne” oznacza oznaczenie wpisu do wyjaśnienia przez kierownika; nie powoduje automatycznej blokady ani sankcji. Odmowa zgody na lokalizację nie blokuje aplikacji — wpis dostaje adnotację „brak lokalizacji”.

Nie zbieramy: kontaktów, kalendarza, historii przeglądania ani identyfikatorów reklamowych. Nie używamy reklamowych ani analitycznych SDK stron trzecich i nie śledzimy użytkowników między aplikacjami.

3. Zgłoszenia BHP i dane o zdrowiu

Zgłoszenie wypadku, zdarzenia potencjalnie wypadkowego lub innego zdarzenia BHP może zawierać dane o zdrowiu (np. rodzaj obrażenia poszkodowanego). To szczególna kategoria danych (art. 9 RODO). Przetwarza je pracodawca w celu wypełnienia obowiązków z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 9 ust. 2 lit. b RODO w związku z przepisami prawa pracy), a pola z danymi o zdrowiu widzi tylko zarząd i osoby z uprawnieniem BHP — pozostałe osoby dostają je wycięte. Moduł BHP nie przekazuje tych pól do powiadomień push ani do modelu AI.

Prosimy nie wpisywać danych o zdrowiu w zwykłych wiadomościach czatu ani w rozmowach z Martą — do tego służy formularz zgłoszenia BHP.

4. Marta i połączenia głosowe

Marta to asystentka oparta na sztucznej inteligencji. Dzwoni do członków zespołu lub odbiera od nich połączenia (w aplikacji, a zapasowo przez zwykły telefon), zadaje pytania o postęp prac, pamięta poprzednie rozmowy i zgłasza problemy kierownictwu. Rozmowa z Martą jest nagrywana (jeden plik dźwiękowy) i zapisywana jako transkrypcja; nagranie i transkrypcja są dostępne dla uprawnionych osób w panelu pracodawcy.

Rozmowy w aplikacji między osobami (jeden na jeden lub grupowe) nie są nagrywane ani transkrybowane przez FieldSpine; zapisywany jest tylko fakt i czas połączenia oraz komunikat w czacie (np. nieodebrane, czas trwania).

Wiadomości do Marty, wiadomości w czatach budowy i ekip, zdjęcia i nagrania wysłane na te czaty mogą być przetwarzane przez model AI w celu odpowiedzi, opisania zdjęcia, zamiany nagrania na tekst, wykrywania problemów na budowie i przygotowania statusu projektu dla kierownictwa. Rozmowy prywatne między współpracownikami nie są analizowane przez AI. AI nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne ani dotyczących rozliczeń — decyduje człowiek.

5. Podstawy prawne

Podstawy ustala administrator, czyli pracodawca; zwykle są to: wykonanie umowy i obowiązki prawne dotyczące ewidencji czasu pracy i BHP (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO) oraz uzasadniony interes administratora — rzetelne rozliczenie czasu pracy i jakości robót, bezpieczeństwo budowy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dostęp do aparatu, mikrofonu, lokalizacji i powiadomień wymaga zgody systemowej telefonu, którą możesz cofnąć w ustawieniach.

6. Podmioty przetwarzające i odbiorcy

FieldSpine korzysta z poniższych dostawców (podprocesorów). Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich do celów reklamowych.

Do mapy i pogody serwer pobiera dane z usług publicznych (OpenStreetMap, Open-Meteo) wyłącznie dla współrzędnych budowy, nie pracownika. Dane mogą też trafić do podmiotów uprawnionych z mocy prawa (np. inspekcja pracy, sądy). Część dostawców może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; wówczas stosowane są zabezpieczenia przewidziane w RODO (np. standardowe klauzule umowne).

7. Kto widzi Twoje dane

Osoby wyznaczone przez pracodawcę (np. kierownik budowy, kontroler jakości, zarząd) — w zakresie projektów, w których uczestniczysz. Inni uczestnicy widzą Twoje wiadomości w czatach, do których należysz, oraz wspólne widoki projektu. Rozmowy prywatne 1:1 nie są widoczne dla zarządu.

Oceny pracy i notatki biura o Tobie widzą tylko osoby z biura pracodawcy z uprawnieniem do ocen (np. kadry, zarząd) i — w podglądzie — kierownik projektu w zakresie swoich projektów. Brygadzista i kierownik budowy widzą wyłącznie oceny, które sami wystawili, i tylko do zamknięcia tygodniowego okna ocen. Ty nie widzisz ocen ani notatek o sobie w aplikacji, ale możesz zażądać ich kopii od pracodawcy (pkt 9). Oceny nie są liczone ani streszczane automatycznie (bez sztucznej inteligencji) i nie wpływają automatycznie na wynagrodzenie ani premie — decyzje o pracownikach podejmuje człowiek. Notatek nie usuwa się: autor może poprawić literówkę w ciągu 24 godzin, a administrator organizacji może notatkę ukryć z podaniem powodu (zostaje w historii).

8. Jak długo przechowujemy dane

Konta panelu (biuro, kierownicy): rejestrujemy logowania (udane i nieudane — z siecią skróconą do pierwszych trzech części adresu IP, bez pełnego adresu, i nazwą przeglądarki), wylogowania, odwiedzane ekrany panelu (bez danych z adresu strony), przybliżony czas aktywności oraz zmiany danych wykonane w panelu (kto, kiedy, co zmienił; bez haseł, tokenów, pełnych numerów rachunków i treści dokumentów). Rejestr widzi wyłącznie Administrator organizacji (i FieldSpine przy wsparciu technicznym); służy bezpieczeństwu kont i rozliczalności zmian (art. 5 ust. 2 i art. 32 RODO). Domyślnie: odwiedzane ekrany — 90 dni, logowania — 1 rok, historia zmian — 2 lata; Administrator organizacji może zmienić te okresy.

Okresy przechowywania ustala pracodawca (administrator) zgodnie z przepisami, np. o dokumentacji pracowniczej i rozliczeniach robót; FieldSpine usuwa lub zwraca dane na jego polecenie. Domyślnie nagrania rozmów telefonicznych starsze niż 6 miesięcy są usuwane skryptem retencji (okres można zmienić); transkrypcja i podsumowanie rozmowy zostają. Zdjęcia, notatki głosowe i inne załączniki są przechowywane bez automatycznego usuwania, dopóki pracodawca nie poleci ich usunąć. Token urządzenia i token push działają do odłączenia telefonu lub wylogowania. Dane na telefonie usuwa odinstalowanie aplikacji. Pytania do pomocy „Zapytaj” w panelu i odpowiedzi na nie przechowujemy, dopóki użytkownik konta panelu nie usunie rozmowy.

9. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz do wniesienia skargi do organu nadzorczego (w Polsce: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Wnioski kieruj w pierwszej kolejności do swojego pracodawcy jako administratora; FieldSpine pomoże mu je zrealizować. Możesz też napisać na adres poniżej.

Na Twój wniosek pracodawca eksportuje z panelu wszystkie oceny i notatki o Tobie (także ukryte, z historią poprawek) jednym przyciskiem „Eksport danych osoby” (art. 15 RODO).

10. Bezpieczeństwo i zmiany

Transmisja jest szyfrowana (HTTPS), token urządzenia leży w bezpiecznym magazynie telefonu (w bazie tylko jego skrót), kod aktywacji jest jednorazowy i ważny 14 dni, uprawnienia sprawdzamy po stronie serwera, a telefon można odłączyć natychmiast. O istotnych zmianach tej polityki poinformujemy w aplikacji lub przez pracodawcę; aktualna wersja jest zawsze pod tym adresem.

Kontakt: Karol Klonowski Web Consulting, ul. Jagodowa 19, 55-010 Wrocław, NIP PL8831858675, karol@fieldspine.com.

1. Who is who

FieldSpine is a system for construction contractors (including solar farms): a mobile app for site crews, an office dashboard and a voice assistant called Marta. The app is intended only for people who were given an activation code by a client company. It is not intended for persons under 18 and contains no advertising.

The data controller for workers' and contractors' personal data is their employer or principal, i.e. the client organisation that issued your activation code. FieldSpine processes this data on its behalf and on its instructions as a processor (Art. 28 GDPR). Your employer will give you the details of the controller and the contact for data protection matters.

The FieldSpine app is provided by, and privacy contact is: Karol Klonowski Web Consulting, ul. Jagodowa 19, 55-010 Wrocław, Poland, VAT ID PL8831858675, karol@fieldspine.com. Once the FieldSpine company is registered, these details will be replaced with the company's details.

2. What data we process and why

The app reads your position once, at the moments listed above (if permission was not given, it does not ask again at every action — it only records that the location is missing). When the employer turns on automatic location checks, during work (from “Start work” to “End work”) the phone records its position at a set interval. During work, management can also request a one-off location check — the phone replies even when the app is closed or not in use (background location, only during work). The employer informs the worker about location recording in the employment contract. Location points are kept as long as working-time records, unless the employer sets a shorter period. A result of “outside the site” or “uncertain” only flags the entry for the site manager to clarify; it triggers no automatic block or penalty. Denying location permission does not block the app — the entry is annotated “no location”.

We do not collect: contacts, calendar, browsing history or advertising identifiers. We use no third-party advertising or analytics SDKs and do not track users across apps.

3. Safety reports and health data

A report of an accident, near miss or other safety event may contain health data (for example the type of injury of an injured person). This is a special category of data (Art. 9 GDPR). It is processed by the employer to meet its workplace health and safety obligations (Art. 9(2)(b) GDPR together with employment law), and the health fields are visible only to management and people with the safety role — others get them removed. The safety module does not pass these fields to push notifications or to the AI model.

Please do not write health information in ordinary chat messages or in conversations with Marta — use the safety report form instead.

4. Marta and voice calls

Marta is an AI-based assistant. She calls team members or takes their calls (in the app, with an ordinary phone call as a fallback), asks about work progress, remembers previous conversations and reports problems to management. A conversation with Marta is recorded (one audio file) and saved as a transcript; the recording and transcript are available to authorised people in the employer's dashboard.

In-app calls between people (one-to-one or group) are not recorded or transcribed by FieldSpine; only the fact and time of the call and a chat notice (e.g. missed, duration) are stored.

Messages to Marta, messages in site and crew chats, and photos and voice recordings sent there may be processed by an AI model to reply, describe photos, convert recordings to text, detect problems on site and prepare a project status for management. Private conversations between colleagues are not analysed by AI. AI makes no decisions with legal effect or about settlements — a person decides.

5. Legal bases

The legal bases are determined by the controller, i.e. the employer; typically: performance of a contract and legal obligations on working time records and safety (Art. 6(1)(b) and (c) GDPR), and the controller's legitimate interest in fair settlement of working time and quality of works and site safety (Art. 6(1)(f) GDPR). Access to camera, microphone, location and notifications requires the phone's system permission, which you can withdraw in settings.

6. Processors and recipients

FieldSpine uses the providers (sub-processors) below. We do not sell data and do not share it for advertising.

For maps and weather the server queries public services (OpenStreetMap, Open-Meteo) only for the site's coordinates, not a worker's. Data may also be disclosed to bodies entitled by law (e.g. labour inspectorate, courts). Some providers may process data outside the European Economic Area; in that case safeguards provided by GDPR apply (e.g. standard contractual clauses).

7. Who sees your data

People designated by the employer (e.g. site manager, quality controller, management) — for the projects you take part in. Other participants see your messages in chats you belong to and shared project views. Private one-to-one conversations are not visible to management.

Work ratings and office notes about you are visible only to people in the employer's office with the ratings permission (e.g. HR, management) and — read-only — to the project manager for their projects. The crew leader and the site manager see only the ratings they gave themselves, and only until the weekly rating window closes. You do not see ratings or notes about yourself in the app, but you can request a copy from your employer (section 9). Ratings are not calculated or summarised automatically (no artificial intelligence) and do not automatically affect pay or bonuses — decisions about workers are made by a human. Notes are not deleted: the author may fix a typo within 24 hours, and the organisation administrator may hide a note with a stated reason (it stays in the history).

8. How long we keep data

Dashboard accounts (office, managers): we record sign-ins (successful and failed — with the network shortened to the first three parts of the IP address, never the full address, and the browser name), sign-outs, dashboard screens visited (without data from the page address), approximate active time and data changes made in the dashboard (who, when, what changed; without passwords, tokens, full bank account numbers or document contents). Only the organisation administrator (and FieldSpine during technical support) sees this log; it serves account security and accountability for changes (Art. 5(2) and Art. 32 GDPR). By default: screens visited — 90 days, sign-ins — 1 year, change history — 2 years; the organisation administrator can change these periods.

Retention periods are set by the employer (controller) in line with the law, for example on employment records and settlement of works; FieldSpine deletes or returns data on its instruction. By default, phone call recordings older than 6 months are removed by a retention script (the period can be changed); the transcript and summary of the call are kept. Photos, voice notes and other attachments are kept without automatic deletion until the employer instructs us to delete them. The device token and push token work until the phone is disconnected or you sign out. Data on the phone is removed by uninstalling the app. Questions to the “Ask” help in the panel and their answers are kept until the panel account user deletes the conversation.

9. Your rights

You have the right of access, rectification, erasure, restriction, portability, objection to processing based on legitimate interests, and to lodge a complaint with a supervisory authority (in Poland: the President of the Personal Data Protection Office, UODO). Please address requests first to your employer as controller; FieldSpine will help it fulfil them. You can also write to the address below.

At your request, the employer exports from the dashboard all ratings and notes about you (including hidden ones, with the history of corrections) with one “Export person’s data” button (Art. 15 GDPR).

10. Security and changes

Transmission is encrypted (HTTPS), the device token is kept in the phone's secure storage (only its hash in the database), the activation code is single-use and valid for 14 days, permissions are checked on the server and a phone can be disconnected immediately. We will inform you of material changes in the app or through your employer; the current version is always at this address.

Contact: Karol Klonowski Web Consulting, ul. Jagodowa 19, 55-010 Wrocław, Poland, VAT ID PL8831858675, karol@fieldspine.com.

1. Кто есть кто

FieldSpine — система для строительных подрядчиков (в том числе солнечных электростанций): мобильное приложение для бригад на объекте, панель для офиса и голосовой ассистент Марта. Приложение предназначено только для тех, кому компания-клиент выдала код активации. Оно не предназначено для лиц младше 18 лет и не содержит рекламы.

Оператором персональных данных работников и подрядчиков является их работодатель или заказчик, то есть организация-клиент, выдавшая вам код активации. FieldSpine обрабатывает эти данные от её имени и по её поручению как обработчик (ст. 28 GDPR). Данные оператора и контакт ответственного лица вам сообщит работодатель.

Поставщик приложения FieldSpine и контакт по вопросам конфиденциальности: Karol Klonowski Web Consulting, ul. Jagodowa 19, 55-010 Wrocław, Польша, NIP PL8831858675, karol@fieldspine.com. После регистрации компании FieldSpine эти данные будут заменены данными компании.

2. Какие данные мы обрабатываем и зачем

Приложение определяет положение один раз в перечисленные выше моменты (если разрешение не дано, приложение не спрашивает при каждом действии — только отмечает, что местоположения нет). Если работодатель включит автоматическую проверку местоположения, во время работы (от «Начинаю работу» до «Заканчиваю работу») телефон записывает положение через установленный интервал. Во время работы руководство может также запросить однократную проверку местоположения — телефон отвечает, даже когда приложение закрыто или не используется (геолокация в фоне, только во время работы). О записи местоположения работодатель сообщает работнику в договоре. Точки местоположения хранятся столько же, сколько данные учёта рабочего времени, если работодатель не установит более короткий срок. Результат «вне объекта» или «неточно» лишь помечает запись для выяснения руководителем; автоматической блокировки или санкций нет. Отказ в разрешении не блокирует приложение — запись получает пометку «нет местоположения».

Мы не собираем: контакты, календарь, историю просмотров, рекламные идентификаторы. Мы не используем рекламные и аналитические SDK третьих сторон и не отслеживаем пользователей между приложениями.

3. Сообщения по охране труда и данные о здоровье

Сообщение о несчастном случае, near miss или другом событии по охране труда может содержать данные о здоровье (например, вид травмы пострадавшего). Это особая категория данных (ст. 9 GDPR). Их обрабатывает работодатель для выполнения обязанностей по охране труда (ст. 9 п. 2 б) GDPR в связи с трудовым законодательством), поля с данными о здоровье видят только руководство и лица с ролью по охране труда — остальным они скрыты. Модуль охраны труда не передаёт эти поля в push-уведомления и модели ИИ.

Просим не писать данные о здоровье в обычных сообщениях чата и в разговорах с Мартой — для этого есть форма сообщения по охране труда.

4. Марта и голосовые звонки

Марта — ассистент на основе искусственного интеллекта. Она звонит членам команды или принимает их звонки (в приложении, а запасным вариантом — по обычному телефону), спрашивает о ходе работ, помнит прошлые разговоры и сообщает о проблемах руководству. Разговор с Мартой записывается (один аудиофайл) и сохраняется в виде транскрипции; запись и транскрипция доступны уполномоченным лицам в панели работодателя.

Звонки в приложении между людьми (один на один или групповые) FieldSpine не записывает и не расшифровывает; сохраняются только факт и время звонка и сообщение в чате (например, пропущен, длительность).

Сообщения Марте, сообщения в чатах объекта и бригад, а также отправленные туда фото и голосовые записи могут обрабатываться моделью ИИ для ответа, описания фото, преобразования записи в текст, выявления проблем на объекте и подготовки статуса проекта для руководства. Личные разговоры между коллегами ИИ не анализирует. ИИ не принимает решений, влекущих юридические последствия или касающихся расчётов, — решает человек.

5. Правовые основания

Основания определяет оператор, то есть работодатель; как правило: исполнение договора и юридические обязанности по учёту рабочего времени и охране труда (ст. 6 п. 1 б) и в) GDPR), а также законный интерес оператора — корректный расчёт рабочего времени, качества работ и безопасность объекта (ст. 6 п. 1 е) GDPR). Доступ к камере, микрофону, местоположению и уведомлениям требует системного разрешения телефона, которое можно отозвать в настройках.

6. Обработчики и получатели

FieldSpine пользуется перечисленными ниже поставщиками (субобработчиками). Мы не продаём данные и не передаём их для рекламы.

Для карты и погоды сервер обращается к публичным сервисам (OpenStreetMap, Open-Meteo) только по координатам объекта, а не работника. Данные могут также передаваться органам, уполномоченным законом (например, трудовая инспекция, суды). Часть поставщиков может обрабатывать данные за пределами Европейской экономической зоны; тогда применяются гарантии, предусмотренные GDPR (например, стандартные договорные положения).

7. Кто видит ваши данные

Лица, назначенные работодателем (например, руководитель объекта, контролёр качества, руководство) — в пределах проектов, в которых вы участвуете. Другие участники видят ваши сообщения в чатах, в которых вы состоите, и общие экраны проекта. Личные чаты 1:1 руководству недоступны.

Оценки работы и заметки офиса о вас видят только сотрудники офиса работодателя с правом на оценки (например, кадры, руководство) и — только для чтения — руководитель проекта в пределах своих проектов. Бригадир и руководитель объекта видят только оценки, которые поставили сами, и только до закрытия недельного окна оценок. Вы не видите оценок и заметок о себе в приложении, но можете запросить их копию у работодателя (п. 9). Оценки не рассчитываются и не обобщаются автоматически (без искусственного интеллекта) и не влияют автоматически на зарплату или премии — решения о работниках принимает человек. Заметки не удаляются: автор может исправить опечатку в течение 24 часов, а администратор организации может скрыть заметку с указанием причины (она остаётся в истории).

8. Сколько мы храним данные

Учётные записи панели (офис, руководители): мы регистрируем входы (успешные и неудачные — с сетью, сокращённой до первых трёх частей IP-адреса, без полного адреса, и названием браузера), выходы, открытые экраны панели (без данных из адреса страницы), примерное время активности и изменения данных, сделанные в панели (кто, когда, что изменил; без паролей, токенов, полных номеров счетов и содержимого документов). Журнал видит только администратор организации (и FieldSpine при технической поддержке); он служит безопасности учётных записей и подотчётности изменений (ст. 5(2) и ст. 32 GDPR). По умолчанию: открытые экраны — 90 дней, входы — 1 год, история изменений — 2 года; администратор организации может изменить эти сроки.

Сроки хранения устанавливает работодатель (оператор) в соответствии с законом, например о кадровой документации и расчётах за работы; FieldSpine удаляет или возвращает данные по его поручению. По умолчанию записи телефонных разговоров и вложения старше 6 месяцев удаляются скриптом хранения (срок можно изменить). Токен устройства и push-токен действуют до отключения телефона или выхода из приложения. Данные на телефоне удаляются при удалении приложения. Вопросы к справке «Спросить» в панели и ответы на них хранятся, пока пользователь учётной записи панели не удалит разговор.

9. Ваши права

Вы вправе получить доступ к данным, исправить их, удалить, ограничить обработку, переносить данные, возражать против обработки на основании законного интереса и подать жалобу в надзорный орган (в Польше — Президент Управления по защите персональных данных, UODO). Обращения направляйте в первую очередь вашему работодателю как оператору; FieldSpine поможет ему их выполнить. Можно также написать по адресу ниже.

По вашему запросу работодатель выгружает из панели все оценки и заметки о вас (включая скрытые, с историей исправлений) одной кнопкой «Экспорт данных человека» (ст. 15 GDPR).

10. Безопасность и изменения

Передача данных шифруется (HTTPS), токен устройства хранится в защищённом хранилище телефона (в базе только его хеш), код активации одноразовый и действует 14 дней, права проверяются на сервере, телефон можно отключить немедленно. О существенных изменениях мы сообщим в приложении или через работодателя; актуальная версия всегда по этому адресу.

Контакт: Karol Klonowski Web Consulting, ul. Jagodowa 19, 55-010 Wrocław, Польша, NIP PL8831858675, karol@fieldspine.com.